Zeilschip logo

::Nieuws

Draaiboek Outsourcing

Op basis van 10 jaar ervaring met outsourcing heb ik een draaiboek ontwikkeld voor de (her-)aanbesteding van ICT-diensten.

Het draaiboek biedt o.a.:

Met het Draaiboek krijg je een interactieve CD, waarop alle werkbladen beschikbaar zijn zodat deze kunnen worden ingevuld en met specifieke klant-eisen kunnen worden uitgebreid.

Deze standaarden zijn best practices en heb ik in die afgelopen 10 jaren zelf gebruikt (en verder geoptimaliseerd) bij het ondersteunen van relaties met (her-) aanbestedingen en het managen van hun outsourcing.
Door het gebruik van het Draaiboek kan je veel in eigen beheer voorbereiden als een (her-)aanbesteding bij jou speelt.

Bovendien leiden de documentatie standaarden tot betere RfP’s (en derhalve offertes van leveranciers), de definitie van services, SLA’s, KPI’s, stuurmaatregelen en contracten.

Het Draaiboek Outsourcing heb ik ontwikkeld op basis van de begeleiding van de outsourcing, en de inrichting en operationele uitvoering van regie bij:

Bovendien heeft mijn betrokkenheid bij de Contact Groups (groepen klanten van Atos Origin, Getronics, EDS, Capgemini, RAET, Fujitsu) mij veel geleerd over de praktijk van outsourcing. Ook deze ervaringen zijn in het Draaiboek verwerkt.

Voor het gebruik van het Draaiboek kan ik ook de training verzorgen.

Door te klikken op Outline Draaiboek Outsourcing kunt u de inleiding en de inhoudsopgave downloaden.

Workshops Effectieve Regie

In een vierluik wordt het thema 'Effectieve Regie' in de samenwerking met Suerte, Advies & Training uitgewerkt. Naast theorie, praktijk en cases willen we ook de ervaringen van de deelnemers met elkaar bespreken. Zo kunnen we van elkaar leren!

Voor effectieve regie zijn naar onze mening de volgende processen essentieel:

Dit betekend niet alleen dat de regie-organisatie adequaat moet zijn ingericht, maar dat ook een effectieve samenwerking met zowel de business als de leveranciers nodig is.
En bovendien dat outsourcing integraal onderdeel uitmaakt van het totale beheer van de informatievoorziening.

De workshops worden georganiseerd in Utrecht op:

Voor deelname vragen we een kleine bijdrage in de kosten van € 35,=.

De workshops starten om 09:30 uur tot ca. 13:00 uur.

Voor een lunch wordt gezorgd.

Door te klikken op Brochure kunt u deze downloaden.

Computable

Johan heeft bij de Computable Topics Outsourcing en Business Cases zijn opinie gepubliceerd dat business cases en de ROI van outsourcing zowel vanuit een bedrijfsfinancieel perspectief als vanuit een bedrijfsmatig perspectief kunnen worden opgesteld.
De bedrijfsmatige (i.c. meer kwalitatieve) overwegingen zijn vaak belangrijker dan uitsluitend de bedrijfsfinanciële!

Door te klikken op deze link kunt u het gehele artikel downloaden.

Of zie op wwww.computable.nl: het Topic Outsourcing.

Johan Op de Coul is als expert verbonden aan de Topics Outsourcing en Business Cases.

Strategische sessie 'I-strategie'

In de meeste organisaties is de afgelopen tijd de aandacht vooral uitgegaan naar outsourcing: het selecteren en contracteren van een outsourcingsleverancier en het inregelen van de dienstverlening. De aansturing van deze leverancier vraagt in het algemeen ook continu de aandacht.
Door deze focus op outsourcing is de aandacht voor de ICT-strategie (in het bijzonder de informatiestrategie) vaak achter gebleven.

Met de door mij ontwikkelde 3-daagse Strategie sessie 'I-strategie' wil ik de aandacht weer op die I-strategie vestigen. Deze is immers een belangrijke basis voor het optimale beheer van de informatievoorziening en de (technisch gerichte) aansturing van de informatievoorziening-infrastructuur (de technische ICT-infrastructuur, applicaties en gegevens).

Vaak is slechts een herijking van de I-strategie nodig. Door opnieuw en expliciet de aandacht op de I-strategie te vestigen, ontstaat een nieuwe impuls voor de verdere ontwikkeling en optimalisatie van de informatievoorziening.

In deze strategische sessies richt ik mij primair op:

Het gaat derhalve niet (direct) om een herijking van het informatiebeleid, doch om de wijze waarop het beleid wordt gerealiseerd, het beheer wordt uitgevoerd, kansen, mogelijkheden, knelpunten, issues en acties om pro-actief de kwaliteit van het beheer en de informatievoorziening te verbeteren.
Deze strategie sessies staan daarbij volledig in het teken van mijn motto:

"De informatievoorziening moet rendement opleveren"

De brochure van de strategische sessie over de informatiestrategie kunt u downloaden door te klikken op deze link

Quick Assessment van Outsourcing

Het is opvallend hoe vaak ik de laatste tijd gesprekken voer waarbij wordt gesteld dat de outsourcing niet de gewenste resultaten oplevert. De prestaties van de leverancier zijn onder de maat en het rendement van de outsourcing staat onder druk!
Daarbij wordt de wens uitgesproken om op korte termijn verbetering in de situatie te verkrijgen.

Om in te spelen op deze problematiek heb ik een 5-daagse workshop ontwikkeld: 'Quick Assessment van Outsourcing'.

Specifieke doelen van de workshop zijn:

  1. het verkrijgen van inzicht in de status en de resultaten van de outsourcing
  2. het benoemen van maatregelen die op korte termijn tot verbetering leiden

De workshop is specifiek gericht op een tussentijdse evaluatie en gericht op de gewenste korte termijn resultaten. Het is derhalve geen workshop die aan de basis ligt van een herbezinning op de outsourcingsrelatie of een beslissing over een eventuele her-aanbesteding. Daarvoor is een andere (uitgebreidere) aanpak nodig.

In de workshop kunnen ook specifieke doelen en aandachtspunten worden meegenomen die in de voorbereiding worden benoemd.

Op basis van de informatie van de deelnemers, is een gedegen inzicht te verkrijgen in de knelpunten die bij de outsourcing worden ervaren. Vanuit mijn meer dan 10-jarige ervaring met outsourcing kan ik bovendien helpen om verbetermaatregelen te benoemen.

De ervaring heeft geleerd dat er vaak (veel) knelpunten zijn die op korte termijn kunnen worden verbeterd terwijl de investering (tijd en geld) relatief klein is!

De brochure 'Workshop Quick Assessment van Outsourcing' kunt u downloaden door te klikken op deze link.

Training regie

Hoewel we al redelijk veel ervaring met regie (demand en supply management) hebben, blijkt regie bij veel bedrijven nog steeds niet voldoende effectief (op professioneel niveau) te functioneren.
Dit is deels te verklaren door onvoldoende inzicht in de belangrijkste processen van regie, maar ook door de competenties van de 'regisseurs'.

Effectieve regie is één van de belangrijkste randvoorwaarden om outsourcing een succes te maken en verdient daarom veel aandacht (inrichting en uitvoering).

Om hierop in te spelen heb ik vanuit mijn eigen ervaringen met regie een 3-daagse training ontwikkeld om regie op professioneel niveau te brengen: 'Training Regie'.

Specifieke doelen van de training zijn:

  1. het verkrijgen van inzicht in de noodzakelijke processen en organisatie van regie
  2. het bieden van inzicht in regie in de praktijk
  3. het bespreken van door de deelnemers ervaren knelpunten in hun dagelijkse regie-werkzaamheden

Omdat ik niet 'geloof' in trainingen 'met open inschrijving' (deze blijven in het algemeen te algemeen), bied ik de training uitsluitend als 'inhouse training' aan.

Dit geeft bovendien de mogelijkheid om specifiek in te gaan op de binnen de organisatie ervaren knelpunten en om daarbij 'gericht' advies te kunnen geven.

De training is specifiek gericht op medewerkers die dagelijks in een regie-rol functioneren en bij voorkeur enige ervaring op dit vlak hebben. De training is daarmee ook meer gericht op 'bijscholing' dan op het bieden van een fundamentele cursus voor beginnende regisseurs (voor beginnende regisseurs is een 5-daagse training beschikbaar).

In de training kunnen ook specifieke doelen en aandachtspunten worden meegenomen die in de voorbereiding worden benoemd.

De brochure voor deze training is hier te vinden.

Het kan ook zinvol zijn om de competenties van uw regisseurs (verder) te ontwikkelen op basis van een persoonlijk assessment van de betrokken medewerkers. Zie hiervoor: Assessment van Medewerkers.

Computable Outsourcing Congres 2008

In december 2008 is Johan Op de Coul expert en panellid geweest op het Computable Outsourcing Congres, 2008. Het blijkt dat veel organisaties nog worstelen met (de voorbereiding op) outsourcing. Vragen die voorbij kwamen waren:

Zie: Computable

Opinie: Slim kosten reduceren!

De huidige kredietcrisis is voor vele organisaties aanleiding om in de kosten te snijden. En dat betreft ook vaak de kosten van de ICT.
Het is belangrijk om dit met beleid te doen. Het snijden in kosten leidt inderdaad op korte termijn tot lagere kosten, maar kan op de langere termijn niet verstandig zijn omdat het rendement van de ICT geweld wordt aan gedaan. En dat raakt direct het rendement van het bedrijf! En daar zit niemand op te wachten. Maar wat is dan aan te raden?

Het reduceren of misschien zelfs bevriezen van onderhoud op applicaties kan het beste met beleid worden gedaan.
Een aanvraag voor functioneel (adaptief) onderhoud wordt in het algemeen niet zomaar gedaan. Dit wil overigens niet zeggen dat zo’n aanvraag altijd moet worden gehonoreerd. Als er echter gerede redenen zijn om de functionaliteit aan te passen, zou het bevriezen van onderhoud tot een minder 'passende' applicatie kunnen leiden; de bedrijfsprocessen worden minder adequaat ondersteund en dat leidt tot schade voor de business!
Ook 'technisch' onderhoud kan niet zomaar worden bevroren. Het blijft zinvol om te investeren in het up to date houden van de performance, de bedrijfszekerheid en de onderhoudbaarheid van een applicatie: het 'kwalitatief goed doorvoeren' van wijzigingen in een applicatie (en dus niet een wijziging en snel (onder kostendruk) 'invrotten' is op de korte en langere termijn onverstandig. Bedenk met betrekking tot het handhaven van de onderhoudbaarheid van applicaties dat voor systemen van 5 jaar of ouder het onderhoud tot wel 50% meer tijd kost, dan bij een onderhouds-optimale applicatie!

Organisaties wordt aangeraden om zowel hun (out)sourcing situatie als het beheer eens door te laten lichten om knelpunten en inefficiënties op te sporen en optimalisaties (kwaliteit én kosten) te bereiken.
Dit soort assessments kan vaak al met een investering van 5 dagen tot resultaten leiden.

In het kader van het (functionele) beheer van de informatievoorziening kan Organisatie-adviesbureau u helpen bij:

Kostenbesparen: evalueer uw outsourcingsrelatie

Gelet op de kredietcrisis is het juist de tijd nu om de outsourcingsrelatie eens onder de loep te nemen: levert de leverancier wel de verwachte en afgesproken bijdragen? Bijvoorbeeld het optimaliseren van de SLA's kan veel rendement opleveren!

In het kader van outsourcing kan Organisatie-adviesburau Op de Coul u helpen bij:

Topic Outsourcing van Computable

Johan Op de Coul publiceert regelmatig een opinie voor het Topic Outsourcing van Computable (zie: www.computable.nl, topic Outsourcing).

Op 5 maart is het artikel "Wie heeft het probleem ..." gepubliceerd. Een opinie over de noodzakelijke samenwerking tussen klant en leverancier. De strekking is dat samenwerking, maar ook investeren in de leverancier, vaak betere resultaten oplevert dan het wijzen op contracten en SLA's en het toepassen van een boete.

De tekst van de opinie is te downloaden van 'white papers' of te lezen op de site van Computable.

Zie: Computable